Professionelle Gehalts- und Lohnabrechnung mit buchhaltung.de
An jedem Monatesende freuen sich Ihre Beschäftigten auf ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnungen mit der parallel erfolgenden Bezahlung. Als Arbeitgeber sollten Sie über umfangreiche Kenntnisse zu diesen Dokumenten verfügen. Denn das Gesetz verpflichtet Sie zur monatlichen Erstellung einer verständlich aufgeschlüsselten Lohnabrechnung in Textform für jeden Ihrer Mitarbeiter.
So simpel dies klingt, so kompliziert zeigt sich die Realität. Zu Erstellung benötigen Sie nicht nur hilfreiche Tools, sondern auch Kenntnisse über alle relevanten Details. Doch besitzen Sie diese? Kennen Sie die Unterschiede zwischen Lohn-, Gehalts- und Entgeltabrechnungen? Wissen Sie genau, auf was Sie formal und inhaltlich alles achten müssen? Bei uns erhalten Sie umfassende Informationen rund um Lohnabrechnungen und Ihre Rolle bei deren Erstellung. Auch warum es sich lohnt, die Erstellung auszulagern, den Experten von buchhaltung.de Ihr Vertrauen zu schenken und die Abrechnung in professionelle Hände zu legen.
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Einführung in die Lohnabrechnung
Beginnen wir damit, was genau sich hinter Lohnabrechnungen verbirgt. Eine Lohnabrechnung ist ein offizielles Dokument, das die Auszahlungssumme eines Arbeitnehmers für einen festgelegten Zeitraum aufgeschlüsselt widerspiegelt. Zu den obligatorischen Inhalten zählen unter anderem die Brutto- und Netto-Lohnhöhe sowie sämtliche angefallenen Vergütungen und Abzüge.
Das Gesetz verpflichtet Sie als Arbeitgeber in Deutschland zur Ausstellung korrekter Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter. Zur einfachen Nachvollziehbarkeit sind Sie zudem zu einer transparenten und übersichtlichen Darstellung aller relevanten Posten angehalten. Und sehen im Falle einer Nichteinhaltung schwerwiegenden Folgen entgegen.
Oftmals werden für Lohnabrechnungen fälschlicherweise zwei ähnlich klingende Fachtermini synonym verwendet.
Bei einer Lohnabrechnung bezahlen Sie Ihre Arbeitnehmer ausschließlich nach der Stundenanzahl der geleisteten Tätigkeiten: Der Auszahlungsbetrag kann also monatlich variieren. Sie kennen diese Abrechnungsmethode, arbeiten Sie im Gewerbe oder mit Handwerkern wie Malern und Lackierern zusammen. Daneben müssen Sie Lohnabrechnungen auch Nebenjobbern ausstellen oder Mitarbeitern, die Sie nach Akkordarbeit bezahlen.
Gehaltsabrechnungen stellen Sie Ihren Festangestellten aus. Sie belaufen sich jeden Monat auf die gleiche, vertraglich vereinbarte Summe. Der Betrag ändert sich auch nicht bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit Ihres Beschäftigten. Im Gegenteil: Oft gehen die Abrechnungen mit Zulagen wie einem 13. Gehalt einher. Auf sie entfällt auch der sogenannte Prämienlohn, bei dem Sie zum konstanten Grundgehalt weitere erfolgsbezogene Vergütungen auszahlen.
Eine Entgeltabrechnung steht eigentlich als Oberbegriff für beide Abrechnungsarten, wird inzwischen jedoch umgangssprachlich mit ihnen gleichgesetzt. Denn auch Gesetze und Tarifverträge verwenden fast ausschließlich den Begriff „Entgelt“ für Löhne und Gehälter.
Ob Sie Löhne oder Gehälter auszahlen, geben Sie in Ihrer Abrechnung unter dem Punkt „Brutto-Bezüge“ an. Denn in erster Linie unterscheiden sich beide Abrechnungsarten in der Ermittlung des Brutto-Entgelts.
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Gesetzliche Grundlagen
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer strukturierten Lohnabrechnung ergibt sich aus § 108 Gewerbeordnung. Formal fordert dieser eine Textform: Handschriftlich oder – in den meisten Fällen – als Ausdruck einer elektronischen Erstellung. Abs. 1 führt die zum Teil bereits genannten Mindestangaben auf:
Abrechnungszeitraum
Arbeitsentgelt brutto und netto
Art und Höhe von
Zuschlägen
Zulagen
sonstigen Vergütungen
Abschlagszahlungen
Vorschüssen
persönliche Abzüge
Daneben müssen Sie gesetzliche Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern aufführen. Sämtliche Summen sind in Euro auszuweisen.
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Neben den zumeist monatlich erstellten Lohnabrechnungen sind Sie auch zur Erstellung von Jahresmeldungen für jeden Ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Bis zum 31. Dezember müssen Sie sie der zuständigen Krankenkasse übermitteln, spätestens am 15. April des Folgejahres Ihren Arbeitnehmern. Neben seiner steuerrechtlichen Relevanz benötigen sie das Dokument auch bei möglichen Kreditaufnahmen.
Sie haben alle Lohnsteuer- und Jahresabrechnungen korrekt erstellt? Dann müssen Sie diese als steuer- und sozialversicherungsrechtliche Dokumente gemäß § 41 Einkommenssteuergesetz sorgfältig verwahren. Die Aufbewahrungsfristen von Buchhaltungsunterlagen sind in § 147 Abgabenordnung geregelt. Da Lohnabrechnungen sich nicht auf die betriebliche Gewinnermittlung auswirken, müssen Sie sie nur sechs statt zehn Jahre aufbewahren. Enthalten Dokumente Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge, erhöht sich die Aufbewahrungsfrist nach § 18 Betriebsrentengesetz auf 30 Jahre.