Elektronische Signaturen
Unterschreiben Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und stellen
Sie die Echtheit wichtiger Business-Dokumente sicher.
DocuWare Signature Service:
Im digitalen Büro gehören elektronische Signaturen inzwischen zum täglichen Geschäft.
Elektronische Signaturen reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den
sicheren Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen.
Der DocuWare Signature Service sorgt dafür, dass Ihre Dokumente über einen
anerkannten, geprüften Trust Service Provider signiert werden.
Der DocuWare Signature Service bietet Ihnen maximale Geschwindigkeit und
Flexibilität bei Einsatz von elektronischen Signaturen:
1.
Binden Sie externe Signatur-Anbieter wie Validated ID oder DocuSign nahtlos in einen DocuWare-Workflow ein.
Die Dokumente werden automatisch an den Dienstleister übermittelt und
ebenso automatisch erhalten die Mitarbeiter eine Nachricht, wenn ein
Dokument zur Unterschrift vorliegt.
2.
Sammeln Sie die Unterschriften zu einem Dokument von allen relevanten
Mitarbeitern zeitnah ein.
3.
Fortgeschritten oder qualifiziert? Wählen Sie den Sicherheitslevel für die
Signatur entsprechend Ihren Anforderungen.
4.
Legen Sie die Zertifikate für eine Signatur beim externen Dienstleister zentral
ab, so dass diese jederzeit abgerufen werden können.
5.
Speichern Sie das Dokument zusammen mit der Signatur revisionssicher im
Archiv.
Know-how: Signaturverfahren und Sicherheitslevel!
Um Dokumente in einem DocuWare-Workflow zu signieren, arbeitet DocuWare mit Signatur-Dienstleistern wie Validated ID oder DocuSign zusammen.
Die Signaturverfahren mit VIDsigner bieten folgende Möglichkeiten:
Remote:
Wenn ein Dokument zum Unterzeichnen an Validated ID geschickt
wird, erhält die jeweilige Mitarbeiterin eine Nachricht und gibt die Unterschrift zum Beispiel vom Smartphone aus per SMS-Code frei.
Biometrisch:
Ein Kunde unterschreibt auf einem Tablet. Biometrische Daten wie
Schreibdruck und -geschwindigkeit werden erfasst und mit der Signatur in das Dokument eingebettet (Liste von unterstützten Geräten).
Zentralisiert:
Der Benutzer hinterlegt einmal bei Validated ID ein Zertifikat, das seine
Identität bestätigt.
So kann sich der Benutzer von überall und jederzeit bei Validated ID
authentifizieren und Dokumente unterzeichnen.
DocuSign sendet zum Signieren eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
Der E-Mail-Empfänger hat verschiedene Möglichkeiten, sich bei DocuSign zu
authentifizieren, um das Dokument zu signieren, zum Beispiel per
Zugangscode (wie mit einem Passwort), per SMS oder Telefon oder über
spezielle Wissensabfragen.
Optional können Sie zusätzlich zu einer vollständigen Signatur auf der
Signaturseite eines Dokuments auch Initialen auf verschiedenen Seiten
einfügen.
Wenn mehrere Unterzeichner beteiligt sind, kann der Workflow automatisiert
werden.
DocuSign erfüllt die internationalen Sicherheits- und Konformitäts-standards
wie ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 und 2) und mehr.
Auf jedem Level
Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – jede Signatur-Sicherheitsstufe lässt
sich mit DocuWare realisieren.
Zuhause in der Cloud
Wie DocuWare Cloud ist auch der DocuWare Signature Service bei Microsoft
Azure gehostet. Einzige technische Voraussetzung für die Nutzung ist eine
Internetverbindung.
Signieren per Handy
Einfach gesagt, unterzeichnen Sie in DocuWare nur mit dem Smartphone.
Der gesetzliche Rahmen dafür ist in der EU-Verordnung eIDAS festgehalten
(Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Einfach, fortgeschritten und qualifiziert
Signaturen unterscheiden sich durch ihren Sicherheitslevel.
Der getippte Name unter einer E-Mail ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur muss verschlüsselt werden, wobei ein Teil des
Schlüssels nur dem Unterzeichner zugänglich ist. Bei einer qualifizierten
Signatur wird zusätzlich die Identität des Unterzeichners mit einem Zertifikat
geprüft, das bei einem Signaturdienstleister hinterlegt ist.
VIDsigner Remote-Signatur
Mit VIDsigner Remote können Sie Dokumente, die eine Unterschrift erfordern,
an jeden mit einem PC, Tablet oder Smartphone senden, ohne Installation oder Vorkenntnisse.
Um die Sicherheit zu gewährleisten, wird immer eine doppelte Validierung per E-Mail und OTP (One Time Password) zum Smartphone des Unterzeichners
gesendet, mit der seine Identität sichergestellt wird.
Wie funktioniert die Remote-Signatur?
Der Remote-Signaturprozess in 3 einfachen Schritten:
1. Das Dokument wird generiert
Der Aussteller generiert das Dokument und sendet es von seiner üblichen
Software an den Unterzeichner.
2. E-Mail-Empfang
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument, damit
er es überprüfen und akzeptieren kann.
3. SMS-Code und Unterschrift
Um die Sicherheit zu gewährleisten, sendet der Dienst ein Einmalpasswort per SMS an Ihr Smartphone.
Nach der Eingabe führt der Empfänger die Signatur durch, und schon sind Sie
fertig.