PMO – Project Management Office

„Ach, das. Das macht dann das PMO.“ Dieser saloppe Ausdruck verdeutlicht das Verständnis von vielen, wenn es um das Project Management Office oder kurz PMO geht. Häufig wird darunter Alles und Nichts verstanden. Offen bleibt ein grosser Interpretationsspielraum, was PMO genau umfasst und welche Rollen und Aufgaben vom PMO in der Projektarbeit tatsächlich übernommen werden. Es scheint manchmal fast so als würde sich das PMO einfach um alle liegengebliebenen Projekttasks kümmern. Sozusagen ein „Mädchen für alles“, eine umfangreichere Assistenz oder manchmal sogar fast ein „kleiner Projektleiter“. Aber was ist nun die eine richtige Definition von PMO? Bringen wir ein bisschen Licht ins Dunkel. Was ist ein PMO (Project Management Office)? Die schlechten Neuigkeiten gleich vorweg, die erhoffte einzig wahre Definition des PMO gibt es nicht. Aber, wo sich die verschiedenen Definitionen einig sind, ist, dass es sich beim PMO, um eine zentrale Stelle oder Funktion handelt, die die Übersicht über alle Projekte hat, egal wie viele oder wenige dies genau sein mögen. Weiter wird das PMO als Dienstleister einerseits gegenüber der Geschäftsleitung und andererseits gegenüber den einzelnen Projekten bzw. dem Projektleitenden verstanden. Diese Rolle als Dienstleister unterscheidet sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen oder sogar von Projekt zu Projekt und ihren jeweils individuellen Bedürfnissen. Diese zweiseitige Dienstleistungsfunktion des PMO wird im nächsten Abschnitt genauer beleuchtet. Wie kann das PMO die Geschäftsleitung konkret unterstützen? Das PMO liefert der Geschäftsleitung die nötigen Grundlagen, um Entscheidungen im Einklang mit der Unternehmensstrategie und seinen Prioritäten zu fällen. Es verfügt über die Übersicht, Datengrundlage und Prozesse, um Projekte bewerten, Kapazitäten identifizieren und Kosten-Nutzen-Verhältnisse berechnen zu können. Dadurch wird die Geschäftsleitung befähigt auf einer breit abgestützten und datenunterlegten Basis richtungsweisende Entscheidungen fällen zu können. Dies kann sich sowohl auf mögliche Projekte für die Zukunft, aktuell laufende Projekte sowie vergangene Projekte beziehen. Wie kann das PMO die einzelnen Projekte und Projektleitende konkret unterstützen? Durch die umfassende Sicht auf alle Projekte kann das PMO Kapazitäten und Ressourcen optimal auf die einzelnen Projekte verteilen. Ressourcen meint dabei alles vom einfachen Notizblock, über den Projektmitarbeitenden bis hin zum aggregierten Ressourcenbedarf der gesamthaften Projektplanung auf der sogenannten Projektportfolioebene. Wann befindet sich beispielsweise ein Projekt in einer intensiven Liefer- oder Abschlussphase? Wo können Mitarbeitende in einer Wrap-up Phase vielleicht bereits für ein neues Projekt eingesetzt werden? Wie viele Projekte können überhaupt zeitgleich am Laufen sein? Etc. Dies ist aber nur eine Form der Entlastung, die das PMO den einzelnen Projekten und Projektleitenden bieten kann. Eine weitere liegt in der Übernahme und Standardisierung von projektadministrativen Aufgaben. Dazu können zum Beispiel Reporting Vorlagen, Governance Strukturmodelle oder der Aufbau der Projektorganisation gehören. Eine dritte Form der Entlastung kann das PMO den einzelnen Projekten durch die Vereinheitlichung von gewissen Methoden und Prozessen des Projektmanagements bieten. Einmal implementiert und angenommen, laufen diese Aufgaben immer gleich ab und führen so zu einem Effizienzgewinn. Nun haben wir bereits eine bessere Idee, was ein PMO ausmacht und wie es zum Vorteil eines Unternehmens eingesetzt werden kann. Im nächsten Abschnitt klären wir ein paar wichtige Begriffe im Umfeld des PMO. Unterschiede zwischen PMO, PO und PrgO PMO, PrgO, PO, PMP, PMI und so weiter und so fort. Wie in vielen Bereichen unseres Lebens haben auch im PMO Umfeld Kürzel im Überfluss Einzug