Wie Sie Fehlermöglichkeiten bereits zu Beginn minimieren und die Qualität der Produktentwicklung steigern.

Probleme in Projekten finden Ihre Ursache oft in fehlenden, fehlerhaften oder vagen Anforderungen. Daraus resultieren höhere Personalbedarfe, Verzögerungen und schlimmsten Fall ernste Probleme mit einem unzufriedenen Kunden. Dabei sind viele Fehlerquellen vermeidbar und durch geeignete Prozesse und Check-ups zu vermeiden. Denn wir können weder erwarten, dass der Kunde zu 100% weiß was er will, noch das unser Personal immer alle Eventualitäten im Kopf hat. Das Anforderungsmanagement ist eine Sache, die nur sehr selten leidenschaftlich und mit ausreichender Zeit behandelt wird. Gerne ist es die Aufgabe eines Projektleiters oder einer Person mit begrenzten technischen Kenntnissen, die Anforderungen zu dokumentieren. Und wann hat ein Projektleiter das letzte Mal zu Ihnen gesagt: „Ich habe so viel Zeit und kann deshalb meine Aufgaben reflektiert und besonnen bearbeiten“? Noch nie? So geht es mir auch. Wie bekommen wir also diese Probleme in den Griff? Wir benötigen Prozesse und Maßnahmen, die Fehler vermeiden oder sie rechtzeitig aufdecken. Dann können aus den Fehlern keine Mängel oder Probleme werden. Dafür gibt es äußerst hilfreichen Denkansatz „Poka-Yoke“. Denn eine Sache ist sicher, Fehler passieren. Sie geben uns die Möglichkeit als Organisation zu lernen und daran zu wachsen. Was ist Poka-Yoke? Poka-Yoke kommt aus der japanischen Sprache und bedeutet übersetzt „unabsichtliche Fehler vermeiden“. Grundlage dieser Philosophie sind Maßnahmen, die präventiv Fehlermöglichkeiten minimieren oder Fehler so offensichtlich zu machen, damit sie schnellstmöglich erkannt und beseitigt werden können. Ein klassisches Beispiel aus dem Alltag sind Warnungen, wenn die eingegebene IBAN nicht dem richtigen Format entspricht und eventuell Zahlen vergessen wurden. Damit werden nicht alle Fehlermöglichkeiten beseitigt, aber relativ viele. Ein anderes Beispiel finden Sie an der Tankstelle. Wenn Sie fälschlicherweise zu Diesel anstelle von Benzin greifen, bemerken Sie den Fehler spätestens am Tankstutzen. Die Tankpistole passt dann nicht in den Stutzen und Sie können den Fehler bemerken. Prozesse im Anforderungsmanagement mit Poka-Yoke anpassen Poka-Yoke lässt sich sehr gut im Anforderungsmanagement anwenden. Dazu werden Maßnahmen entwickelt, die Fehler und Mängel in alltäglichen Aufgaben und Prozessen minimieren. Grundlage der Verbesserungen ist zunächst die Untersuchung der kausalen Zusammenhänge, die zu Fehlern führen. Beispielsweise über Projekt-Retrospektiven bei Abschluss eines Projekts, Erreichen von Meilensteinen oder Prozessschritten. Wird in einem solchen Workshop erkannt, dass zum Beispiel eine Anforderung fehlte, die die Im Projektverlauf Änderungen und Mehrarbeit verursachte, können verschiedene Wege gewählt werden, um diese Fehler in Zukunft zu vermeiden. Eine einfache präventive Maßnahme wäre es, die fehlende Anforderung in die Managementsoftware oder die Vorlage der Anforderungsliste aufzunehmen. Wird ein neues Projekt bearbeitet, wird mindestens einmal über den Sachverhalt nachgedacht. Und sei es nur, wenn die Anforderung aus nachvollziehbaren Gründen aus der Vorlage gestrichen wird. Eine andere Möglichkeit wäre es Ihre Checkliste um diese Anforderung zu erweitern. Dann entstehen spätestens in der Überprüfung Rückfragen zu der fehlenden Anforderung. Wichtig sind die Prozesse in denen Sie arbeiten! Das Know-how Ihres Personals muss in die Organisation übergehen. Der beste Lesson-learned-Workshop ist wirkungslos, wenn die Erkenntnisse in den Köpfen der Beteiligten bleiben. Fehler geschehen seltener in ruhigen und reflektierten Situationen, sondern wenn es laut und stressig ist. Dann müssen die Prozesse verhindern, dass aus Fehlern echte Mängel werden! Vorlage: Checkliste für das Anforderungsmanagement