Organisierte Digitalisierung

"Die schönsten Scans helfen mir nichts, wenn ich die benötigten Informationen nicht wiederfinde." Die Sicherheit einer aussagefähigen und richtigen Indizierung ist zentrale Aufgabe in der Vorbereitung zur Digitalisierung. Auftragsvorbereitung Mit der scangerechten Aufbereitung beginnt die Organisation des Scannens. Büroklammern und Heftungen werden entfernt. Barcodes, die keinen Bezug zur Indizierung der Belege haben, werden unkenntlich gemacht. Auftragsdeckblatt Zur Sicherung eines sicheren Ablaufs des Scanvorganges erarbeitet die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH gemeinsam mit seinen Kunden ein Auftragsdeckblatt, in dem alle relevanten Informationen des jeweiligen Auftrages hinterlegt sind. Die Codierungen des Deckblattes ermöglichen eine automatisierte Abwicklung des Scanvorganges. Das automatische Auslesen der Informationen bringt eine hohe Sicherheit in den Scanvorgang und die Indizierung der Dokumentenart. Scannen und Kontrolle Wenn die zu scannenden Dokumente aufbereitet sind, werden sie in einem der leistungsstarken Dokumentenscanner im Stapel verarbeitet. Mit einem einzelnen Scanner können täglich über 50.000 Seiten digitalisiert werden. Die Verarbeitung dieser Scanmengen erfordert ein hohes Maß an Kontrolle. Deshalb sind bei der Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH mehr Mitarbeiter mit der Indizierung und Endkontrolle beschäftigt, als mit dem Scannen. Unsere Kunden sind dankbar dafür. Datenausgabe, Datenübertragung nach Fertigstellung der Scanaufträge werden die Daten entweder direkt an den Kunden übertragen oder auf unserem FTP-Server zur Abholung bereitgestellt. Auch die Ausgabe auf Datenträger wie CD, DVD oder USB-Festplatten sind gebräuchliche Ausgabeformen. Belegvernichtung Die datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Unterlagen steht am Ende der organisierten Digitalisierung. In der Auftragsvorbereitung wird festgelegt, wie lange die gescannten Belege nach Übergabe der Daten an den Auftraggeber bei derDokumenten- und Datenservice Wandel GmbH noch gelagert werden. Nach Ablauf dieser Frist - in der Regel 4 bis 8 Wochen - werden die Belege sicher vernichtet.