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Dokumentationen, wie z.B. von HACCP-Listen oder anderen Hygienenachweise werden automatisiert digital erfasst. Das Ablegen, Archivieren und Vorhalten von Nachweisen auf Papier entfällt. Die Nachweise sind minutenaktuell über eine App, ein Tablet oder einen Computer im Internet abrufbar. Für die Dokumentation der Reinigung den Nutzern gegenüber steht eine A5-große Anzeige zur Verfügung, die in jedem zu reinigenden Raum angebracht werden kann. Das System ist batteriebetrieben und benötigt nur alle rund zwei Jahre ein Aufladen der Akkus oder einen Austausch der Batterien der Sensoren. Die Reinigungskraft selbst muss nichts tun. Alle benötigten Informationen werden automatisiert über ein Android-Handy mit WLAN-/ oder Internetanschluss oder ein kleines Gerät für die Hosentasche gesammelt. Das System arbeitet mit streichholzschachtelgroßen „Beacons“ (engl. für „Leuchttürme“). Diese elektronischen Geräte senden per Bluetooth eine Kennung vergleichbar einer Kreditkarten­nummer im Intervall von rund einer Sekunde aus. Das Signal ist in einem bestimmten Umkreis gut empfangbar. Das Handy in der Tasche der Reinigungskraft registriert die Nähe zum Beacon und speichert dies. Sobald das Handy eine Verbindung zum Internet oder einem WLAN hat, werden die Daten an das Portal zur Auswertung übermittelt.