Schnellere und fehlerfreiere Zuordnung und Verarbeitung von Dokumenten.
Organisationen müssen jedes Jahr sukzessiv mehr Dokumente verarbeiten.
Obwohl es sich hierbei zum größten Teil immer noch um papiergebundene
Unterlagen handelt, werden digitale Dokumente immer beliebter.
Doch nicht nur die reine Menge der digitalen Post steigt zusehends, sondern
auch ihre (Format-) Vielfalt.
Das bringt ganz neue Herausforderungen mit sich.
Das BCT Essentials Wissensmodul Classification sorgt für die schnelle,
fehlerminimierte und effiziente Klassifizierung papiergebundener und digitaler Dokumente unabhängig von deren Art.
Die Software erfasst und versteht die Inhalte strukturierter (z. B. Formulare),
semistrukturierter (z. B. Rechnungen) sowie unstrukturierter Dokumente
(z. B. formlose Eingangspost) und klassifiziert diese dementsprechend.
Auf diese Weise landen alle Informationen rechtzeitig bei der richtigen Person
oder im richtigen Prozess.
Vorteile:
Bedeutsame Kosten- und Zeiteinsparungen
Medienbruchfreie Verarbeitung digitaler und papierbasierter Dokumente
Dokumente gehen nicht im Bearbeitungsverfahren verloren
Automatisierung monotoner und fehleranfälliger Tätigkeiten
Identifikation und Zuordnung verschiedener Dokumenttypen
Kombinierbar mit anderen BCT Essentials Wissensmodulen und Systemen
Mehr Überblick über verschiedene Dokumenttypen.
Eingehende Papierdokumente müssen zunächst per Scanner erfasst und
digitalisiert werden.
Je nach Aufkommen geschieht dies zentral in der Poststelle und mit speziellen Scannern oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten.
Bereits digital vorhandene (sowie elektronisch erzeugte) Dokumente werden
importiert.
Im nächsten Schritt klassifiziert die Software automatisch die Dokumente
entsprechend den geltenden Compliance-Vorschriften und anhand zuvor vom Anwender definierter Standards.
Dazu zählen charakteristische Merkmale wie Absenderadresse oder
Antragsnummer sowie konkrete Keywords („Antrag“, „Vertrag“ etc.),
die Rückschlüsse auf Dokumententyp und -inhalte ermöglichen.
Zusätzlich erkennt die Software den Strukturierungsgrad der Dokumente.
Das geschieht anhand spezifischer Merkmale der jeweiligen Dokumente und
wird durch Texterkennung (OCR) im Dokument erreicht.
Anhand von Beispieldokumenten wird die Software trainiert, um zu „lernen“,
zu welchem Dokumenttyp bestimmte Dokumente gehören: Rechnungen,
Bestellungen, Formulare und andere Dokumente können so automatisch
klassifiziert werden.
Die optimale Lösung für jedes Dokumentenaufkommen.
Das Wissensmodul BCT Essentials Classification automatisiert den Posteingang und vereinfacht so nachhaltig die Zuordnung und Bearbeitung eingehender
Informationen.
Die optimale Lösung für jedes Dokumentenaufkommen erkennt und
interpretiert Inhalte eigenständig und bringt die wesentlichen Informationen
an die jeweils richtige Stelle.
Kombinierbar gestaltet, integriert es sich in bestehende Umgebungen und
optimiert vorhandene Prozesse.
Die Software kann dabei prinzipiell in jedem Unternehmen eingesetzt werden, das seine Dokumentenflüsse optimieren will – vollkommen unabhängig von
der Unternehmensgröße.
Insbesondere in papierintensiven Bereichen mit vielen verschiedenen
eingehenden oder bereits vorliegenden Dokumenttypen lassen sich somit
erhebliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielen.
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