VIMCAR Fleet - Die Revolution für die Verwaltung und das Management von Fuhrparks

Vimcar Fleet revolutioniert das Fuhrparkmanagement: Sämtliche Prozesse rund um den Firmenpool lassen sich damit rechtssicher, überschaubar und vor allem anwenderfreundlich voll-automatisch verwalten. Im Rahmen der Internationalen Automobil-Ausstellung (IAA) wurde Vimcar mit dem Telematik Award 2018 ausgezeichnet. Das Berliner Unternehmen erhielt den Preis für seine innovative und anwenderfreundliche Flottenmanagement-Lösung „Vimcar Fleet“: Mit „Vimcar Fleet“ bietet Vimcar eine professionelle Full-Service-Lösung für das Fuhrparkmanagement kleinerer und mittelständischer Unternehmen. Einfache Buchung: Für Fuhrparks aller Größen mit Poolfahrzeugen und wechselnden Fahrern behalten Anwender der Vimcar-Lösung problemlos sämtliche Fahrzeugbuchungen der Flotte im Blick. Umständliche Outlook-Buchungen, Kalender- oder Exceleinträge gehören damit der Vergangenheit an. Das übersichtliche Vimcar Fleet-Buchungssystem minimiert den täglichen administrativen Aufwand für das Fuhrparkmanagement auf wenige Minuten – und man sieht auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann welches Poolfahrzeug reserviert hat oder welche Firmenwägen noch verfügbar sind. Die Software hilft auch, Routen zu optimieren und Kosten im Überblick zu behalten. „Mitarbeiter können ihre Fahrten besser abstimmen, bündeln und doppelte Wege vermeiden“, so etwa Vimcar-Nutzer Hans-Joachim Mannhold, Fuhrparkleiter der Maior Domus Hausverwaltungs GmbH. Ein „intelligentes Vertragsmanagement“ informiert Anwender automatisch über Fristen wie zum Beispiel auslaufende Leasingverträge – dadurch werden hohe Kosten für Überkilometer vermieden. Zudem werden sämtliche Fuhrpark-relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) an einem zentralen Ort gespeichert. Übersichtliches Kostenmanagement: Ob Parkgebühren, Autowäschen oder Tankrechnungen – mit Vimcar Fleet sehen Nutzer alle fahrzeugbezogenen Kosten auf einen Blick. Sämtliche Kosten lassen sich zudem einzelnen Fahrten zuordnen, wodurch die nächste Abrechnung wesentlich vereinfacht wird. Tankkarten-Integration: Sämtliche Tankkartenzahlungen werden automatisch von Vimcar Fleet erfasst und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet. Zugleich lassen sich so sämtliche verbrauchbedingten Fahrzeugkosten im Blick behalten, der gesamte Abrechnungsprozess (bis hin zu Verbrauchsanalysen oder Kostenvergleichen) wird wesentlich beschleunigt. Automatische Führerscheinkontrolle: „Vimcar Fleet“ ermöglicht zudem die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung der Führerscheine der Fahrer via LapID – dem führenden Anbieter im Bereich Führerscheinkontrolle. Zeitfressende Terminvereinbarungen und Besprechungen, Ansammlungen von Papierkram und das ständige Erinnern an Kontrollfristen werden dadurch überflüssig. Ein weiterer Vorteil gegenüber gängigen Flottenmanagement-Paketen: Die Vimcar-Lösung ist einfach zu bedienen und funktioniert herstellerübergreifend. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen in der täglichen Praxis weder überfrachtete, komplexe Enterprise-Produkte noch isolierte Insellösungen der einzelnen Fahrzeughersteller. Das digitale Fahrtenbuch als Kernprodukt von Vimcar ist bereits in „Vimcar Fleet“ integriert. Das digitale Vimcar-Fahrtenbuch ist komfortabel über Smartphone-App (iOS, Android) oder Desktop steuerbar. Mit nur einem Klick lassen sich Fahrten als Betriebsfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg kategorisieren. Ebenso komfortabel: Bequem lassen sich die Daten (und sämtliche notwendigen Nachweise) für die Finanzbehörden exportieren – als pdf-Datei oder für die weitere betriebsinterne Evaluation auch als Datensatz (.csv). Die komplette Aufzeichnung des Vimcar-Fahrtenbuchs erfolgt BMF- und DSGVO-konform, wurde durch die Wirtschaftsprüfer von KPMG kontrolliert und von DATEV empfohlen. Dadurch entfällt – gerade bei wechselnden Fahrern, etwa im betrieblichen Fuhrpark – das händische Ausfüllen, Sammeln und Archivieren der Aufzeichnungen: der oftmals gefürchtete „Papierkram rund ums Fahrtenbuch“ gehört der Vergangenheit an. Diese Automatisierung erspart den Nutzern eines Dienstwagens nicht nur viel Zeit und Nerven – sondern auch bares Geld: „Die Resonanz bei den Steuerberatern auf das Angebot ist beeindruckend“, so Norman Peters, Geschäftsführer Deutscher Steuerberaterverband e.V.. „Vimcar entschärft das Minenfeld Fahrtenbuch – und so manch ein Betriebsprüfer sieht sich seines Lieblingsthemas beraubt.“ Mit einem Fahrtenbuch können im Vergleich zur alternativen und pauschalen 1%-Versteuerung pro Jahr mehrere Tausend Euro Steuern gespart werden.