Indirekter Einkauf wird oft unterschätzt
Der indirekte Einkauf, auch Indirect Procurement genannt, wird in vielen Unternehmen immer noch ein wenig stiefmütterlich behandelt. Dabei macht er in der Regel 15 bis 30 Prozent der gesamten Beschaffungskosten aus. Der Einfluss des indirekten Einkaufs auf die finanzielle Leistungsfähigkeit von Unternehmen ist somit durchaus relevant.
Er umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die nicht den direkten Produktionsprozess der Erzeugnisse einfließen und nicht zur Handelsware wie Verpackungsmaterial gehören. Sie werden vielmehr für die Verwaltung, den Betrieb oder die Unterstützung des Hauptgeschäftsfeldes benötigt. Dazu gehören:
- Betriebs- und Büromaterialien
- Maschinen und Werkzeuge
- Verbrauchsmaterial, beispielsweise Reinigungsmittel oder Büromaterial
- Transport- und Logistikdienstleistungen
- Beratungs- und Schulungsdienstleistungen
- Marketingdienstleistungen
- IT-Technik in Form von Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen
- Andere Dienstleistungen, beispielsweise für Instandhaltung, Reinigungsarbeiten und Reparaturarbeiten
- Reisekosten
Herausforderungen im indirekten Einkauf
Auch im indirekten Einkauf gilt es, Materialien und Dienstleistungen effizient, kostengünstig und rechtzeitig zu beschaffen. Darüber hinaus gibt es aber einige Besonderheiten, die Indirect Procurement zu einer Herausforderung machen. Der indirekte Einkauf verursacht in der Regel eine hohe Anzahl von Bestellprozessen vieler verschiedener Waren mit einem jeweils relativ niedrigen Auftragswert. Er ist meist dezentral organisiert, an den Bestellungen sind demnach viele Mitarbeitende involviert. Das Maverick Buying ist ausgeprägt: Viele Fachabteilungen kaufen selbstständig ein, ohne Einkaufsexperten hinzuzuziehen. Deshalb ist der gesamte Bestellprozess im Vergleich zum direkten Einkauf deutlich intransparenter und vielfach mit unnötig hohen Kosten verbunden, da keine Rahmenverträge genutzt und Konditionen nicht optimal verhandelt werden. Dabei gibt es gerade bei den üblichen Produkten und Services des indirekten Einkaufs im Regelfall viele Lieferanten, die im Wettbewerb um Kunden stehen.
So sparen Sie Kosten im indirekten Einkauf
Wer im direkten Einkauf einen Rabatt von wenigen Prozenten verhandeln kann, darf sich oft schon auf die Schultern klopfen. Die Möglichkeiten, im indirekten Einkauf weitaus höhere Nachlässe rauszuschlagen, sind in vielen Fällen deutlich besser. So sind beispielsweise die Preisspannen bei Marketingagenturen oder im Facilitymanagement für vergleichbare Angebote im Regelfall hoch. Da genügt oft die bloße Frage nach einer Preisreduktion im zweistelligen Prozentbereich, um diese zu bekommen. Im IT-Einkauf kann mit der konsequenten Umstellung auf Cloud-Technologie viel Geld gespart werden. Ausschreibungen und professionelle Verhandlungen für Service-Desk-Leistungen und Hardware führen oft zu deutlich geringeren Kosten. Für das Thema Energiekosten sind die meisten Betriebe mittlerweile sensibilisiert, doch auch in diesem Segment lassen sich durch einen Anbieterwechsel oft Tausende Euro einsparen. So gibt es Energie-Einkaufsgemeinschaften, die Nachfrage aus Gewerbe, Handwerk und anderen Unternehmen bündeln und deshalb günstige Großabnehmerpreise verhandeln können. Generell sollten Einkaufsverantwortliche die Preisentwicklung an der Strombörse im Blick behalten. So können Unternehmen frühzeitig auf Preisschwankungen oder Veränderungen am Energiemarkt reagieren und ihr Beschaffungsrisiko minimieren. Besonders im indirekten Einkauf sind zudem nicht nur die Einkaufspreise entscheidend, sondern das Gesamtpaket macht den Unterschied aus. Sind Wartungsleistungen vielleicht bereits inkludiert, wie hoch ist der Energieverbrauch der Geräte und vieles mehr.
Generell gilt: Die verbesserte Datenlage, auf die Unternehmen durch die fortschreitende Digitalisierung zurückgreifen können, sowie gängige Automatisierungstechnologien, sollten auch im indirekten Einkauf genutzt werden, um versteckte Potenziale zu erschließen. Denn bisher ist dieser Bereich vergleichsweise wenig standardisiert und digitalisiert. Das führt unter anderem dazu, dass die Prozesskosten pro Bestellung deutlich höher liegen als notwendig.
