Team-Kommunikation in Unternehmen: Collaboration Tools etablieren sich zusehends
Mehr Produktivität und Effizienz bei vergleichsweise geringen Kosten: Cloudbasierte Collaboration Tools, auf deutsch auch Kollaborationstools genannt, laufen traditionellen Kommunikationsmitteln weiter den Rang ab. Waren es vor der Corona-Pandemie vornehmlich finanzstarke Großkonzerne, die neben E-Mail und Telefon zusätzlich Videokonferenz-Systeme für die Kommunikation einsetzten, sind Instant-Messaging-Dienste und andere Programme für besseres Teamwork bei den meisten Unternehmen heute fest etabliert.
Wussten Sie, dass der richtige Einsatz von sozialen Technologien in Unternehmen die Produktivität um bis zu 25 Prozent steigern kann? Wer auf soziale Collaboration Tools zur Kommunikation zwischen dezentral arbeitenden Teams und Home-Office-Mitarbeitern verzichtet, gehört schnell zu jenen Unternehmen, die jährlich insgesamt rund 900 Milliarden US-Dollar verschenken.
Bei einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2023 gaben rund 46 Prozent der Teilnehmer an, Kollaborationstools häufig oder sehr häufig für die interne und externe Kommunikation zu nutzen – ein Anstieg im sechs Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Reine Messenger-Dienste (54 Prozent) und Videokonferenztools (71 Prozent) waren noch weiter verbreitet.
Die beliebtesten Kollaborationstools im Vergleich
Microsoft Teams
Diese umfassende Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft ist Teil der Microsoft Office 365-Suite und daher bei vielen Firmen verbreitet, sodass auch die externe Kommunikation oft über dieses Tool läuft. Fast alle gängigen Features können hier aufgerufen werden: Audioanrufe und Videokonferenzen, Gruppenchats und private Konversationen, es gibt die Möglichkeit, Dateien zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.
Darüber hinaus kann das Tool auch für Webinare und Schulungen verwendet werden. Andere Microsoft-Anwendungen und -Dienste können problemlos integriert werden. Zudem verfügt Microsoft Teams über umfangreiche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, dazu gehört beispielsweise eine Datenverschlüsselung und die gesonderte Freigabe für einen Gastzugang.
Google Workspace
Wer sich in der Google-Welt aufhält, kommt um den Google Workspace kaum herum. Hier vereinen sich mehrere cloudbasierte Produktivitäts- und Kollaborationstools des Tech-Giganten: Google Docs ermöglicht es Mitarbeitern, gemeinsam an Dokumenten an einem Thema zu arbeiten, Google Sheets dient der Tabellenkalkulation und kann beispielsweise für Urlaubspläne verwendet werden. Mit Google Slides erstellen Sie Präsentationen und Google Meet ist der Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst des Konzerns. Das Mailprogramm Gmail kann ebenfalls von Unternehmen benutzt werden.
Slack
Das chatbasierte Cloud-Collaboration-Tool Slack hat sich in den vergangenen Jahren zunehmend im Business-Sektor etabliert. Vor allem bei Start-up-Unternehmen ist das Programm dank der einfachen Bedienung beliebt: Eine Softwareinstallation ist nicht zwingend notwendig.
Bei Bedarf legen Sie verschiedene Channels für unterschiedliche Teams, Themenschwerpunkte oder Aufgabenbereiche an. Direkte Chats zwischen mehreren Personen sind ebenfalls möglich. Auch externe Parteien können der Collaboration-Software hinzugefügt werden. Dienste und Apps verschiedener Anbieter lassen sich einfach einbinden.
Der Datenschutz von Slack basiert auf, im Vergleich zu europäischen, eher schwachen US-Standards. Allerdings verschlüsselt Slack die Daten standardmäßig im Ruhezustand und während der Übertragung für alle Kunden. Darüber werden Daten mit Tools wie Slack Enterprise Key Management (Slack EKM), Audit-Logs und Integrationen mit bewährten Lösungsanbietern vor Verlust geschützt.
Zoom
Wohl kaum ein anderes Tool profitierte so von der Corona-Pandemie. Zoom war für sehr viele Firmen die Alternative der Wahl, um Remote Work so schnell und gut wie möglich umzusetzen. Auch wenn die Konkurrenz aufgeholt hat, ist Zoom nach wie vor ein leistungsfähiges Kollaborationstool, das vor allem für Videokonferenzen genutzt wird.
Einfach einzurichten, einfach zu bedienen und mit vielen Optionen ausgestattet, punktet es im Vergleich zu Full-Service-Tools. Erst kürzlich hat Zoom einen KI-gestützten Assistenten vorgestellt, der Benutzer bei der Besprechungsvorbereitung und dem Verfassen von E-Mails unterstützen soll.
Miro
Dieses vergleichsweise neue Tool ist laut eigenen Angaben eine visuelle Kollaborationsplattform für Meetings, Brainstormings, agile Workflows und Strategieplanung. Benutzer können Online-Whiteboards erstellen und diese mit Teammitgliedern teilen, verschiedene Vorlagen helfen dabei.
Jeder kann die Boards dann bearbeiten und Notizen, Bilder, Videos sowie andere multimediale Inhalte hinzufügen. Die Arbeitsabläufe werden visuell und anschaulich dargestellt, die Benutzeroberfläche ist intuitiv und leicht zu bedienen. Das Tool ist zudem mit anderer Software wie Slack und Trello kompatibel.
Trello
Trello vereinfacht das Projektmanagement innerhalb von Unternehmen sowie in der Zusammenarbeit mit Kunden. Herzstück des Programms sind Kanban Boards mit Karten und Listen, die Aufgaben, Projekte oder Ziele beinhalten. Diese können verschoben werden, wenn Aufgaben erledigt wurden oder sich die Prioritäten ändern. Es lassen sich Tasks zuweisen und die Wege zur Zielerreichung dokumentieren. Trello legt den Schwerpunkt auf einfache Funktionalität und Zugänglichkeit, der Funktionsumfang ist dafür im Großen und Ganzen auf die Visualisierung von Arbeitsabläufen beschränkt.
