Lieferanten des Bundes müssen Rechnungen Ende 2020 elektronisch übermitteln
Im Jahr 2020 übermitteln noch rund ein Drittel aller Unternehmen ihre Rechnungen überwiegend oder ausschließlich in Papierform. Dass diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, hat auch die öffentliche Verwaltung erkannt und macht die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, ab dem 27. November 2020 zur Pflicht. 2021 folgen die Bundesländer und weitere öffentliche Auftraggeber. Die Einführung der E-Rechnung basiert auf einer EU-Richtlinie, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes erleichtern soll.
Doch auch für alle anderen Lieferanten ist eine Umstellung auf elektronische Rechnungsübermittlung ökologisch und ökonomisch von Nutzen. Sie trägt nicht nur dazu bei, Papierberge abzubauen, sondern macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Der Trend zur E-Rechnung ist unverkennbar: Nach Angaben des Digitalverbands Bitkom verwendeten 2018 nur 19 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung, 2020 ist der Anteil bereits auf 30 Prozent gestiegen.
Was gilt als E-Rechnung und welche Vorteile bietet sie?
Bei E-Rechnungen handelt es sich allerdings nicht etwa um Rechnungen per E-Mail, an die eine PDF angehängt wird. Elektronische Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass eine automatische Verarbeitung erfolgen kann. Zumeist erfolgt die Übermittlung in Form eines XML-basierten Datensatzes (XRechnung). Eine untergeordnete Rolle spielt das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine Reihe von Vorteilen:
- Die Rechnungsstellung wird vereinfacht
- Kurze Durchlaufzeiten sorgen für eine schnellere Bearbeitung
- Einsparung von Personalressourcen
- Vorteile bei der Zusammenarbeit mit Einkäufern, da auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen werden
- Keine Portokosten durch Rechnungsversand
- Schonung der Umwelt durch weniger Papierverbrauch und den Wegfall von Transportwegen
Voraussetzung für die Einführung der E-Rechnung
Wer in seinem Unternehmen die elektronische Rechnung einführen möchte, sollte zunächst ein paar Punkte berücksichtigen. So muss der Empfänger der Rechnung dem Übermittlungsverfahren zustimmen. Dabei kann die Zustimmung explizit auf Nachfrage oder stillschweigend durch Überweisung des Rechnungsbetrags erfolgen. Zudem müssen die Echtheit der E-Rechnung sowie die Unversehrtheit ihres Inhalts garantiert werden. Darüber hinaus muss die Rechnung mit aktuellen elektronischen Endgeräten lesbar sein. Zu diesem Zweck sollte ein Kontrollverfahren vom Rechnungssteller eingerichtet werden. Dieses kann manuell oder elektronisch durchgeführt werden.
E-Rechnungen: Vorteile für Einkäufer
E-Rechnungen vereinfachen nicht nur die Arbeit der Rechnungsersteller. Auch für die Rechnungsempfänger lohnt sich der Empfang elektronischer Zahlungsaufforderungen. Denn der Einkauf kann eingehende E-Rechnungen effizienter digital verarbeiten und archivieren. Nach einer Erhebung der Helsinki-Aalto University School of Business verringert sich die Dauer des gesamten Rechnungsworkflows dank der elektronischen Rechnungsbearbeitung durchschnittlich um zwei Tage. Gleichzeitig tragen E-Rechnungen im Einkauf zur Transparenz bei, da die Überprüfung der involvierten Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht wird.
Ist der gesamte Beschaffungsprozess digitalisiert, können Daten aus der Bestellung direkt in die Rechnung übernommen werden. Lieferanten müssen dann nur noch wenige Informationen wie Umsatzsteuer-ID und Steuersatz hinzufügen. Beim Einkäufer wird auf diese Weise ein automatisierter 1:1-Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung möglich.
Das Einkaufscontrolling profitiert zudem von der Vielzahl an aktuellen Daten, die ausgelesen und analysiert werden können. So lassen sich beispielsweise Preisabweichungen oder Kostensenkungspotenziale innerhalb kürzester Zeit identifizieren.
