IT-Infrastruktur: Mit individuellen Lösungen zum Geschäftserfolg

Die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse rückt die Notwendigkeit einer zuverlässigen IT für jedes Unternehmen immer stärker in den Vordergrund. Erfolg hängt entscheidend von einer soliden Infrastruktur ab, die sich flexibel auf die jeweiligen Geschäftsanforderungen anpassen lässt. Und je optimaler sie auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist, desto mehr profitiert das Unternehmen. Ein gutes System spart Kosten und Zeit. Es hilft, Ressourcen effizient zu verwalten und einzusetzen, und verschafft dem Management im besten Fall Wettbewerbsvorteile vor der Konkurrenz.

In der Praxis stellt sich die Situation jedoch meist komplizierter dar. Die richtigen Produkte und Lösungen zu finden, ist gar nicht so einfach. Einheitslösungen sind selten gut. Der IT-Partner sollte deshalb zum Unternehmen passen, die Bedürfnisse des Mittelstandes verstehen und ganzheitliche Lösung anbieten können. Vor allem gilt es, eine Lösung zu finden, die mitwächst, sich den Anforderungen anpassen kann und auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Frank Karow, Geschäftsführer System-Haus-Dresden (SHD) erklärt: „Investitionen in die IT sind in der Regel auf sechs bis zehn Jahre angelegt. Es kann aber sein, dass sich die Anforderungen alle zwei Jahre ändern. Darauf muss das System schnell reagieren können.“

Auf gute Beratung setzen

Große Systemhäuser haben sich bereits früh auf die Herausforderungen der Industrie 4.0 spezialisiert. Ihr Angebot umfasst meist die IT-Systemberatung bis zur Installierung eines Komplettbetriebes sowie den Hard- und Softwarehandel. Zu ihnen zählt beispielsweise die Bechtle AG. Das Unternehmen mit Stammsitz in Neckarsulm ist inzwischen bundesweit an 49 Standorten vertreten. Im Freistaat Sachsen ist Bechtle mit Niederlassungen in den Städten Dresden, Leipzig und Chemnitz zu finden.

Auch kleinere Anbieter wie die PDV-Systeme Sachsen setzen auf komplexe Lösungen – aber mit individuellem Charakter. Das Systemhaus betreut vor allem Kunden, die über 50 bis 1000 Bildschirmarbeitsplätze verfügen. Bereits zu Robotron-Zeiten waren die Geschäftsführer Gerald Gruhl und Lutz Dähne ein Team. Das Kombinat war der größte Computer-Hersteller der DDR und die beiden Diplom-Ingenieure dort in der Rechentechnik tätig. Darauf ist Dähne noch heute sichtlich stolz. Er sagt: „Wir waren für das Betriebssystem des ersten Heimcomputers verantwortlich und haben es entwickelt.“

Nach der Wende blieben die beiden Dresdener zusammen und gründeten eine eigene Firma, die PDV-Systeme Sachsen. Zunächst als Partner eines Unternehmens aus Goslar am Harz. Heute ist die GmbH eigenständig mit den beiden Geschäftsführern an der Spitze. Gruhl sagt: „Wir waren so eng an der Technik, wir kannten uns gut aus, das war unser Vorteil.“ Das ist so geblieben. Rund um Server- und Speichertechnik bieten sie Produkte für eine moderne IT-Infrastruktur an.

Individuelle Lösungen sind gefragt

Die Wurzeln ihrer Anfangsjahre lagen darin, IT-Lösungen für die öffentliche Hand anzubieten und zu installieren. Nach der Wende waren sie zunächst hauptsächlich für Ministerien, Ämter und kommunale Einrichtungen tätig. Inzwischen auch für Forschungs- und Entwicklungsorganisationen wie Max Planck- oder Fraunhofer-Institute. Die beiden Geschäftsführer kennen sich mit den Geschäftsabläufen auf Verwaltungsebenen aus. „Das sind zwar verlässliche Auftraggeber, aber jedes Mal, wenn es zu Haushaltskürzungen kam, haben wir angefangen zu husten“, erzählt Gruhl. Neue Geschäftsfel- der mussten erschlossen, neue Kunden gewonnen werden. „Unser Wachstum realisieren wir im Mittelstand“, erläutert er. Über den Preis könnten sie den Wettbewerb nicht unbedingt für sich entscheiden. „Hardware wird immer unbedeutender, dafür haben wir gute Partner“, erklärt Lutz Dähne. „Die entscheidende Frage ist: Wofür soll die Technik eingesetzt werden?“

Transparenz schaffen

Beim System-Haus-Dresden steht zu Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung immer ein Innovationsworkshop mit dem Kunden. Ziel ist es Lösungen zu finden, welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden können und wo Einsparpotenzial liegt. Karow sagt: „Es ist Aufgabe der Führungskräfte, das anzustoßen.“ Die Möglichkeiten seien dort am größten, wo viele Informationen verloren gingen. „Wenn wir sehen, wie in den Unternehmen noch immer große Excel-Tabellen hin und her geschickt werden, dann versuchen wir zu erläutern, dass das nicht nur Zeit kostet, sondern auch zulasten der Transparenz geht.“ Beispiel Vertrieb: Wie viel einfacher ist es, wenn die Mitarbeiter ihre neuen Verträge nicht mehr umständlich per Fax oder Mail in die Zentrale schicken müssen. Liefe alles digital, könnten Millionen eingespart werden.

Vorhandenes integrieren

Patentrezepte gibt es jedoch nicht. SHD-Geschäftsführer Frank Karow sagt: „Jede Firma hat Prozesse mit Verbesserungspotenzial. Wichtig ist, dass die vorhandene Infrastruktur integriert werden kann.“ Ein Beispiel aus seinem eigenen Unternehmen: Dort prüfe eine Datenbank bei jedem Urlaubsantrag, ob bei Abwesenheit dieses Mitarbeiters noch genügend Spezialwissen für bestimmte Themen vorhanden ist. Erst danach werde der Urlaub genehmigt.

Bei allen Maßnahmen dürften die Kosten natürlich nicht aus dem Ruder laufen: „Spätestens nach drei, besser schon nach zwei Jahren sollte sich die Investition amortisiert haben“, sagt Karow.

Cloud ist nicht immer das Zauberwort

Ein Thema, das künftig die IT noch stärker beschäftigen wird, ist die Frage, wie in den Unternehmen mit steigenden Datenmengen umgegangen werden muss. Die Mobilität nimmt zu, Anwendungen sollen für alle Mitarbeiter stets und auf all ihren Endgeräten möglich sein. Ob Tablet oder Smartphone, alle Geräte sollen miteinander kommunizieren. Hinzu kommt noch die Einbindung von Video, Telefon oder Internet. Im besten Fall fließen alle Daten durch ein gemeinsames Netz. Und dabei müssen alle Geräte in das Dokumentenmanagement eingebunden sein. Eine gigantische Aufgabe. „Das stellt natürlich auch immer höhere Anforderungen an die Datensicherheit“, hat PDV-Geschäftsführer Dähne festgestellt.

Gleichzeitig beobachtet er, dass es vielen Mittelständlern unwohl bei dem Gedanken ist, sich auf Cloudlösungen einzulassen. Sie wollen die Datenspeicherung lieber im Haus behalten. Alternativ versucht die PDV, sichere Lösungen außerhalb zu finden und anzubieten, denn die Kunden sollen sich gut betreut fühlen, auch über den eigentlichen Auftrag hinaus.

Investitionen nicht scheuen

Ein typisches Beispiel, wie ein Speicher-Netzwerk auf den neuesten Stand gebracht werden kann, liefert das Tagebauunternehmen Tenova Takraf. Die Leipziger Firma entwickelt und betreut Anlagen für den Umschlag von Massengut, und zwar für die gesamte Prozesskette in Hafenanlagen, Lagerplätzen, Kraftwerken und verschiedenen anderen Industriebereichen. In diesem Jahr hat PDV für Tenova ein Technologie-Upgrade des zentralen Speichersystems durchgeführt. Dabei wurden alle Verfahren für die Sicherung der Unternehmensdaten, das Back-up, neu organisiert. Im Zuge dessen war es nötig, eine leistungsfähige Magnetband-Library mit schnellen Laufwerken zu installieren, ebenso eine neue Back-up-Software. In gut zwei Monaten konnte so die gesamte Infrastruktur des Speicher-Netzwerks komplett erneuert und durch schnellere Komponenten ersetzt werden.

Gerade Mittelständler schrecken vor solch umfassenden Neuerungen häufig zurück. Aus unterschiedlichen Gründen: Laut einer Studie des IT-Security-Unternehmens Barracuda steht an erster Stelle die Sorge, ob sie mit den stetig steigenden Anforderungen an die IT Schritt halten können. Viele Unternehmen sorgen sich dann um die Zuverlässigkeit und Sicherheit ihres Systems.

Die Anforderungen an die IT steigen

Obwohl immer weniger Unternehmen bereit sind, Vorfälle in diesen Bereichen zu tolerieren, zögern einige noch mit der klaren Aussage, dass sie auch die notwendigen Investitionen in die Infrastruktur leisten werden, so das Ergebnis. Die Studie zeigt eine Diskrepanz zwischen Mittelständlern, deren bestehende IT-Infrastruktur bereits ausgelastet ist, und solchen, die sich an eine Vielzahl neuer Anforderungen angepasst haben, ohne dabei Sicherheit und Performance zu vernachlässigen. Wieland Alge, Vizepräsident der Barracuda Networks: „Viele Unternehmen sind sich über das Problem im Klaren. Dennoch fehlen ihnen das Wissen oder die Ressourcen, die notwendig sind, um ein IT-Netzwerk einzuführen, das mit neuen Geschäftstechnologien und Trends umgehen kann.“

Effizientere Beschaffung

Wenn der IT-Ausbau gut funktioniert, sollte es sich finanziell und zeitlich auszahlen, dass das Management die Scheu vor der neuen Technik überwunden hat. Denn neue Systeme binden nicht nur alle Mitarbeiter ein, sie arbeiten auch deutlich effizienter.

Ein Beispiel, wie sich das auf die gesamte IT-Beschaffung auswirken kann, liefert die SDV Medien AG. Die Dresdener Druckerei bietet Dienstleistungen rund um Direktmarketing, Druck, Veredelung und Weiterverarbeitung von Dialogmedien an. Seit zwei Jahren wird die Firma mit 270 Beschäftigten von der PDV betreut. Im Rahmen eines Investitionsprojektes wurden über einen Zeitraum von zwölf Monaten alle wesentlichen IT-Komponenten erneuert. Das betrifft vor allem die Server- und Speicherlösungen, das Daten-Netzwerk und Kommunikation wie das E-Mail-Management. Auch nach Abschluss des Projekts begleiten PDV-Mitarbeiter die Medienfirma auf Basis eines Service-Vertrags. Vorstandsvorsitzender Christoph Deutsch empfindet die Nähe als Vorteil, da bei Störungen sofort jemand vor Ort ist. „Darüber hinaus wird die Beschaffung von Arbeitsplatz-PCs jetzt über einen Hersteller-Warenkorb organisiert. Die ganze Abwicklung ist deutlich effektiver als vorher“, freut er sich.

Vorher wird getestet

Die Investition für diese Rundum-Erneuerung war nicht gering, die SDV-Medien AG investierte rund eine halbe Million Euro in das Projekt. Auf Seiten der PDV-Systeme gehört zu diesem Auftrag nicht nur ein begleitender Service-Dienst, die Firma versucht grundsätzlich bereits im Vorfeld, Komplikationen zu vermeiden und mögliche Fehlerquellen auszuschalten.

Bevor ein System beim Kunden eingerichtet wird, werden zum Beispiel alle Komponenten vor Ort bei der PDV zusammengebaut und einem Testbetrieb unterzogen. In einem Spezialraum mit einem Großrechner, in dem Mehrfachsteckplätze von der Decke hängen, testen die Experten die Systemlösungen vorab. Erst wenn alle Teile vorhanden sind und auch funktionieren, werden sie beim Kunden eingesetzt.

Frank Karow ist überzeugt, dass sich Investitionen in die Digitalisierung lohnen. Das gilt auch fürs eigene Haus, in dem kein Geschäftsprozess mehr auf Papier abgewickelt wird. Trotz der dynamischen Entwicklung legen die Geschäftsführer der PDV-Systeme Sachsen jedoch Wert darauf, den Kontakt zu ihren Wurzeln nicht zu verlieren. In einer Art Museumsraum sammeln sie alte Computer. Seinen größten Schatz bewahrt Lutz Dähne jedoch in seinem Büro auf: einen alten Robotron-Heimcomputer. Sein eigenes Gerät aus DDR-Zeiten existiert nicht mehr, aber er hat eines aus der ersten Fertigungsreihe bei eBay ersteigert. Der alten Zeiten wegen.

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