Persönlich statt virtuell: Erfolg mit Vor-Ort-Veranstaltungen 

Wir haben mit Bernhard Klier, Geschäftsführer bei DEUTSCHE KONGRESS, über die Bedeutung von Vor-Ort-Veranstaltungen in unserer zunehmend digitalisierten Welt gesprochen. 

Herr Klier, die Alternativen zu Veranstaltungen vor Ort haben sich in den letzten Jahren deutlich erhöht. Online-Schulungen, virtuelle Meetings und Skype-Konferenzen sind an der Tagesordnung. Hat diese Entwicklung Auswirkungen auf die Resonanz von Vor-Ort-Veranstaltungen?

Bernhard Klier: In einigen Bereichen ja! Durch die vielen Formen von Veranstaltungen, wie beispielsweise Seminare, Workshops, Tagungen etc., ist es vor allem wichtig zu schauen, welche dieser Formen sich auch wirklich für eine Online-Variante eignen. Online-Schulungen und Webinare, alle Sorten des E-Learning, finden verstärkt Verbreitung und Anerkennung und haben dementsprechend auch bezüglich bestimmter Themen Auswirkungen auf die Vor-Ort-Veranstaltungen. Diese sieht man vor allem bei Seminaren. 

Allgemeine oder einen Überblick schaffende Standard-Schulungen für Buchhaltungssysteme oder standardisierte Abläufe im Bereich von HR, Projektmanagement etc. können in virtuellen Multimedia-Präsentationen eine Bereicherung sein, dennoch sollte man nicht außer Acht lassen, dass genau diese Art von Weiterbildung nicht immer ein Kinderspiel ist. 

Die traditionellen Bildungsformen, sprich Vor-Ort-Veranstaltungen, zu denen große Konferenzen, Kongresse und Tagungen gehören, werden Online-Plattformen dennoch nicht ersetzen können. Diese sind bei uns sehr themenspezifisch und gehen auf tiefere Problematiken und Entwicklungen in bestimmten Bereichen der Unternehmen ein. Dementsprechend herrscht bei uns in den Vor-Ort-Veranstaltungen ein reger Austausch zwischen Experten, die zu Themen wie PIM, Stammdaten, Beschaffungsprozesse, E-Commerce etc. ihre Erfahrungen mitteilen können. Heruntergebrochen lässt sich sagen: Je komplexer die im Rahmen einer Vor-Ort-Veranstaltung diskutierten Themen sind, desto schwieriger wird es, diese durch Webinare oder Ähnliches zu ersetzen. So konnten wir in puncto Interessenten- und Teilnehmerzahl in den letzten Jahren sogar einen positiven Trend für unsere Vor-Ort-Veranstaltungen verzeichnen. 

Es ist ein unbezahlbarer Vorteil, mit gleichgesinnten Personen Wissen auszutauschen und Probleme und ungeklärte Fragen direkt lösen und beantworten zu können. 

Wie sehen Sie das Verhältnis von digitaler Kommunikation – beispielsweise von Online-Seminaren – zum physischen Austausch vor Ort? Ergänzen sich die beiden Varianten? Oder konterkarieren sie sich gar?

Ich bin der Meinung, dass sich in einem gelungenen Veranstaltungskonzept On- und Offline-Formate sehr gut ergänzen. Wir sehen in diesem Bereich für die Zukunft einen Mehrwert und werden dies auch für unsere Veranstaltungen in Betracht ziehen. Beide Formen werden sich mehr und mehr bis zu einem gewissen Punkt ergänzen. 

Interessanterweise ist der Wunsch nach reinen Online-Formaten bei vielen Unternehmen längst nicht so dominant, wie man vermuten könnte. Vielmehr kann ansatzweise sogar eine Trendwende weg von der ausschließlich digitalen Kommunikation verzeichnet werden. Erst kürzlich wünschte sich beispielsweise einer unserer Kunden explizit, Dokumente auf dem Postweg – und nicht rein digital – zugesandt zu bekommen. 

Wo liegen die zentralen Vorteile einer Vor-Ort-Veranstaltung, speziell mit Blick auf ihre virtuellen Alternativen?

Bereits seit mehreren Jahren gibt es virtuelle Alternativen, aber wenn Sie sich im Markt umschauen, werden Sie schnell feststellen, dass es für Tagungen und Kongresse keine Alternative zur Vor-Ort-Veranstaltung gibt. Auch unseren Wettbewerbern, die ihren Online-Bereich stärker fokussieren, ist diese Tatsache bekannt. Ein Online-Format kann und wird den direkten Kontakt und den Austausch zwischen Experten und Gleichgesinnten nicht ersetzen. Denn vor Ort lassen sich in einer entspannten Atmosphäre Probleme und ungeklärte Fragen meist besser ansprechen und lösen. Zudem sind die Lerninhalte vor Ort nicht von technischen, sondern von didaktischen Faktoren bestimmt und das macht den Erfahrungsaustausch einfacher. Erklärungen, Lösungen und Wissen müssen so nicht selbst erarbeitet werden, sondern werden durch Referenten spezifisch erarbeitet und gelöst. 

Nicht zu unterschätzen ist auch die breite Palette an sinnlichen Endrücken, die nicht nur eine Wohlfühlatmosphäre schafft, sondern auch das Lern- und Diskussionsklima merklich verbessert. Das bloße Starren auf einen Bildschirm im Rahmen eines Webinars kann einen geräumigen Seminarraum mit guter Akustik, in dem der Duft von gutem, frisch aufgebrühtem Kaffee liegt, und in dem Handouts aus hochwertigem Papier angeboten werden, eben nicht ersetzen. 

Zudem haben Sie die Möglichkeit, viele Hersteller und Unternehmer bzw. Führungskräfte direkt anzusprechen und auch damit die Sozialkompetenz und Gruppendynamik zu fördern. Wissensverteilung, Wissensvernetzung und Wissensbewahrung sind die drei wichtigen Stichpunkte und Vorteile von Vor-Ort-Veranstaltungen im B2B-Bereich.

Viele Firmen veranstalten ihre Events auf eigene Faust – sei es für Kunden oder für Mitarbeiter. Gibt es typische Fauxpas, die Unternehmen bei der Organisation und Umsetzung Ihrer Veranstaltungen unterlaufen?

Bei einer Veranstaltung spielen viele kleinere augenscheinliche Dinge eine große Rolle. 

Hier sehen wir eher das Motto "Weniger ist mehr", beispielsweise bei Präsentationen. Der Teilnehmer soll die Möglichkeit haben, alles aufzunehmen – das gesprochene sowie das geschriebene Wort. So kommen wir auch zur Akustik im Raum: Hier achten wir immer auf die Bestuhlung und den Bodenbelag. Dieser ist bei uns insofern wichtig, da ein guter Bodenbelag die Geräuschkulisse senkt. 

Wir können den Tipp geben, auch die Kleinigkeiten bei der Organisation nicht außer Acht zu lassen – dazu gehören auch ein guter Kaffee oder eine perfekt funktionierende Technik. Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Wer infolge eines technischen Fehlers fünfmal die gleiche Event-Einladung verschickt, muss sich nicht wundern, wenn er von Kunden aus dem Verteiler genommen werden möchte! Zudem kommen bei von Unternehmen selbst organisierten Veranstaltungen in der Regel nur Sprecher zu Wort, die dem jeweiligen Unternehmen nahestehen. Kritische Stimmen, die auf Schwachstellen hinweisen könnten, vernimmt man dagegen sehr selten. Damit berauben sich Unternehmen einer wichtigen Feedback-Instanz. 

Herr Klier, vielen Dank für das Interview!