Das Ende der schablonenhaften Beschaffungsprozesse
Zahlreiche Abläufe, die in der Beschaffung jahrelang einwandfrei funktionierten, wurden in den vergangenen Jahren eine harte Probe gestellt – viele konnten den bis dato kaum vorstellbaren Belastungen in den Supply Chains nicht standhalten. Weltweite Konflikte und Risiken, daraus resultierende unterbrochene Lieferketten, Materialmangel sowie ein sich in kürzesten Zeitabständen ändernder Markt erforderten ein grundlegendes Umdenken in den Einkaufsorganisationen der Unternehmen. Waren früher allein Kosten, Qualität und Zeit relevant, ist heute die Resilienz von Lieferketten das wohl relevanteste Parameter. Hinzu kommen noch Anforderungen an Nachhaltigkeit, die Anfang der 2000er-Jahre kaum eine Rolle spielten.
Agilität als wichtiger Wettbewerbsfaktor
Agilität ist längst zum wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden. Die Vorteile agiler Supply Chains bei Arbeits- und Anlagenflexibilität, Risikomanagement, Bestandsplatzierung und integrierter Planung überwiegen in den meisten Fällen die Nachteile wie ein höheres Maß an Ausschuss oder höhere Preise für bestimmte Warenarten. Eine zukunftsträchtige, agile Lieferkette zeichnet sich durch Flexibilität, Transparenz und Kosteneffizienz aus.
Doch für agile Arbeitsweisen müssen in Einkaufsorganisationen zunächst die Voraussetzungen geschaffen werden. Um eingefahrene Einkaufsabläufe zu reformieren, bieten sich Projektmanagement-Frameworks wie Scrum oder Kanban oder Ansätze wie Design Thinking an, die flexible Arbeitsprozesse interdisziplinärer Teams unterstützen. Diese Teams bestehen nicht nur aus Mitarbeitern des Einkaufs, sondern werden projektbezogen aufgestellt mit Kollegen aus den Fachabteilungen, der IT, dem Qualitätsmanagement oder der Fertigung.
Ein Beispiel ist das Lieferantenmanagement: Nach agilen Methoden werden Lieferanten regelmäßig geprüft und bewertet, wobei nicht nur Qualität und Preis eine Rolle spielen, sondern auch die Fähigkeit, sich den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen des Auftraggebers anzupassen.
Auch die Unternehmenskultur im Allgemeinen sowie die Organisationsstruktur des Einkaufs im Speziellen ist zu durchleuchten. Ein agiles Mindset muss im Unternehmen zunächst etabliert werden, starre Hierarchien treten zugunsten von New-Work-Prinzipien in den Hintergrund: Mehr Autonomie für Entscheidungen von Mitarbeitern, Teams und Abteilungen, die unter Einbeziehung des Feedbacks der Kunden oder der Auftraggeber eigenständig getroffen werden, ohne dass lange Absprachen notwendig sind. Die Mitarbeiter werden nicht von oben delegiert, sondern steuern sich weitgehend selbst. Eigeninitiative und -verantwortung müssen firmenintern gewollt und ermöglicht, Fehler toleriert werden.
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Neue Etappe der digitalen Transformation im Einkauf
Künstliche Intelligenz wird den Einkauf nachhaltig verändern. Teilweise haben Programme wie ChatGPT schon Einzug erhalten und unterstützen Einkäufer im Alltag. Übernehmen intelligente Bots derzeit oft nur standardisierte Routineaufgaben und entlasten Mitarbeiter auf diese Weise, könnten sie bereits weitaus komplexere Tätigkeiten ausführen. So sind KI-Anwendungen beispielsweise in der Lage, historische Daten über Lieferantenleistung, Preisschwankungen und Nachfrageänderungen zu analysieren, um präzise Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. Einkäufer könnten auf dieser Basis Strategien optimieren sowie Risiken und Kosten senken.
Für agile Einkaufsorganisationen besonders wesentlich sind Prozesse wie die Lieferantenqualifikation, -bewertung und -klassifikation, die KI-Software umfänglicher und auf breiterer Datenbasis vornehmen kann als der menschliche Mitarbeiter. Der Einkauf der Zukunft besteht eher aus strategischen Rollen, die in agilen Teams auf Ereignisse schnell reagieren und konkrete Probleme lösen müssen. KI wird dabei eine große Hilfe sein.
