Fehler bei der Beschaffung vermeiden: 5 Beispiele
Fehler 1: Bei der Kostenkalkulation die TCO nicht im Blick haben
Viele Unternehmen übersehen, dass bei der Beschaffung eines Produktes nicht nur der Kaufpreis eine Rolle spielt. Denn während der gesamten Lebens- und Nutzungsdauer eines Produktes entstehen oftmals weitere, nicht unerhebliche Kosten. Eine TCO-Analyse (TCO = Total Cost of Ownership) hilft dabei, die Gesamtkosten zu ermitteln, die durch den Kauf und die Nutzung eines Produktes tatsächlich anfallen. Dazu gehören neben dem reinen Kaufpreis beispielsweise auch die Kosten für die Abholung oder Anlieferung, Installation oder Inbetriebnahme, Wartung und Reparaturen, Betriebsstoffe oder auch der Energieverbrauch. Eine TCO-Analyse kann mitunter aufwendig sein, lohnt sich aber.
Fehler 2: Fehlende Kenntnisse über das Marktniveau
Einige Unternehmen verzichten auf einen umfassenden Vergleich der Angebote auf dem Markt. Zugegeben: Das Einholen und das Vergleichen von Angeboten kostet Zeit. Doch es lohnt sich. Auch deshalb, weil sich qualitative Kriterien nicht ohne weiteres in Geldeinheiten ausdrücken lassen. Wichtig sind beispielsweise auch Faktoren wie Termintreue, Flexibilität, Kulanzverhalten, eine geringe Fehlerquote und vieles mehr. Mindestens drei bis fünf Angebote sollte sich jedes Unternehmen zu einer beabsichtigten Beschaffung einholen, um einen Überblick über das Marktniveau zu erhalten.
Fehler 3: Beschaffung as usual
Viele Unternehmen vertrauen ihren alteingesessenen Lieferanten blind. Natürlich ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit von zwei Unternehmen etwas Gutes. Dennoch: Unternehmen sollten ihre Lieferanten immer wieder herausfordern und sich auch nach Alternativen umschauen. Oft sind Regelungen, Abläufe, Preise und Konditionen längst nicht mehr auf dem aktuellen Marktniveau.
Auch ist der Einkauf angehalten, eine eventuell vorherrschende Single-Sourcing-Strategie kritisch zu hinterfragen. Denn fällt dieser eine Lieferant aus, kann dadurch die gesamte Produktion ins Stocken geraten. Unternehmen sollten deshalb über ein engmaschiges Lieferantennetz verfügen und mindestens eine Zwei-Lieferanten-Strategie fahren.
Fehler 4: Fehlende Selbstkontrolle
Ein weiterer Fehler bei der Beschaffung: Vielen Unternehmen sind wichtige Kennzahlen nicht bekannt, anhand derer sie Erfolge oder auch Misserfolge beurteilen können. Dabei dienen Kennzahlen wie beispielsweise die Einkaufskosten, das Einkaufsvolumen je Mitarbeiter, die Kosten je Bestellvorgang oder auch die Liefertermintreue als wichtige Informationsbasis. Auch zur Dokumentation, zur Steuerung und Planung, als Entscheidungsbasis, zum Aufzeigen und Beobachten von Entwicklungen sowie als Vergleichsbasis sind die KPIs hilfreich.
Fehler 5: Zu schnell aufgeben
Viele kleine Unternehmen fühlen sich bei Verhandlungen mit großen Lieferanten eingeschüchtert. Sie lassen sich dann für sie nachteilige Preise oder Konditionen diktieren. Das muss nicht sein: Auch große Monopolisten sind an einer guten Geschäftsbeziehung interessiert und in der Regel bereit, mit sich sprechen zu lassen.
Eine weitere Option, um die eigene Position gegenüber großen Lieferanten zu stärken, ist das Bilden von Einkaufskooperationen. Dabei bündeln verschiedene Unternehmen ihre Nachfrage in einer Großbestellung und kaufen so gemeinsam zu günstigeren Konditionen und Preisen ein.
Fazit
Die oben genannten Malheure sind nur exemplarisch für viele Fehler, die täglich in der Beschaffung gemacht werden. Eines ist ihnen jedoch allen gemeinsam: Sie lassen sich vermeiden. Dies kann gelingen, indem in Einkauf und Beschaffung die Prozesse stetig hinterfragt und optimiert werden.
