E-Procurement: Ist die elektronische Beschaffung auf dem Vormarsch?

Auch Verbraucher als Endkunden beziehen vor ihren endgültigen Kaufentscheidungen für nicht alltägliche Güter zunehmend Informationen aus dem Internet, und zwar auch von den Webseiten der Hersteller. Die Nutzung des Internets für das betriebliche Beschaffungswesen ist daher eine logische und unaufhaltsame Konsequenz. Der Begriff E-Procurement hat sich als Fachbegriff für die elektronische Beschaffung im Internet inzwischen etabliert. Doch welche Vorteile birgt die Nutzung der modernen Marktplätze im Internet für Ihr Unternehmen?

E-Procurement erhöht die Flexibilität und senkt Prozesskosten
 

Die Nutzung des E-Procurement ist insbesondere interessant, wenn es um häufig wiederkehrende Beschaffungsprozesse beim Einkauf geht, z. B. bei Waren mit hoher Umschlagshäufigkeit. Im herkömmlichen Beschaffungsprozess mit schriftlichen Anforderungen aus Lager, Produktion oder Verkauf und schriftlichen Bestellungen bei den gewohnten Lieferanten nehmen diese Routinebestellungen offline sehr viel Zeit in Anspruch. 

Werden Print-Kataloge und Preislisten genutzt, die nicht auf dem aktuellen Stand sind, kann dies zu Irritationen bei der Kalkulation des Beschaffungspreises führen. Die Beibehaltung traditioneller Warenbeschaffung beschränkt die Flexibilität und führt damit zu einem unnötigen Kostenaufwand. Im E-Procurement erfordern Routinebestellungen hingegen nur wenige Mausklicks und sparen so enorm viel Zeit. 

Das Online-Angebot der Lieferanten ist stets auf dem aktuellen Stand, sodass Rückfragen bezüglich des Sortiments, der Preisabstimmung und der Lagerbestände zumeist entfallen. Aufgrund der transparenten Marktübersicht im Internet ist die Suche nach kostengünstigen Alternativ-Angeboten anderer Lieferanten ebenfalls in kurzer Zeit möglich, sodass weitere Kostenvorteile entstehen. 

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Mehr Zeit für strategische Aufgaben
 

Die traditionelle Beschaffung bindet Kräfte, die für die Erledigung der eigentlichen Aufgaben eines effizienten strategischen Einkaufs fehlen. Wiederkehrende Routinebestellungen von Gütern erhalten oft dieselbe Aufmerksamkeit wie die Beschaffung umfangreicher Rohstoffmengen für Produktionsprozesse oder Sonderbestellungen für den Verkauf, z. B. Maßanfertigungen oder andere Beschaffungsware. Dadurch werden individuelle Konditions- und Preisverhandlungen häufig vernachlässigt mit der Folge, dass Beschaffungsmarktpotenziale und Chancen einer verbesserten Wertschöpfung ungenutzt bleiben. Der deutlich geringere Zeitaufwand beim E-Procurement schafft Freiräume, die zukünftig für intensive Verhandlungen mit potenziellen Lieferanten genutzt werden können. Mit der elektronischen Beschaffung senken Sie die Prozesskosten also in doppelter Hinsicht. Eine weitere Steigerung dieses Potenzials erfahren Sie, wenn Sie die Bestellprozesse aufgrund der hohen Standardisierung des E-Procurements zukünftig so organisieren, dass Betriebseinheiten wie das Lager oder die administrativen Bereiche Routinebestellungen in einem fest umrissenen Rahmen selbstständig vornehmen. Konsequente elektronische Beschaffungssysteme nutzen zudem Beschaffungsprogramme, die automatisierte elektronische Bestellprozesse ermöglichen, sodass eine Personalbindung für
 

• die Prüfung und Kontrolle innerbetrieblicher Materialanforderungen,
• die Suche nach geeigneten Artikeln in Lieferantenkatalogen,
• eine schriftliche oder telefonische Preis- und Lieferzeitenanfrage sowie
• schriftliche oder telefonische Bestellungen
   

entfällt. Abhängig vom Leistungsumfang einer Beschaffungssoftware oder von direkten Verbindungen mit Lieferantensystemen fließen zudem Auftragsbestätigungen und Rechnungen automatisiert in das System ein. Auch für die Beschaffung von MRO-Gütern (Büromaterial, Hygieneartikel etc.) eignen sich automatisierte elektronische Bestellprozesse. 
 

Die Ausprägung des E-Procurement
 

Eine elektronische Beschaffung ist grundsätzlich in drei verschiedenen Varianten möglich, die viele Unternehmen abhängig von der Art der zu beschaffenden Produkte und von den Lieferanten nebeneinander nutzen. Die einfachste Form ist ein offenes System, mit dem Sie über das Internet Online-Bestellungen bei Ihren Lieferanten aufgeben. Sie benötigen dafür weder eine spezielle Software noch besondere Schnittstellen. Offene E-Procurement-Systeme ermöglichen jedoch keine automatische Einbindung der Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem. Eine spezielle Form der offenen Systeme ist die Nutzung von B2B-Marktplätzen im Internet. Hersteller und Lieferanten veröffentlichen auf diesen Beschaffungsplattformen ihre Produktkataloge. Eine Online-Bestellung erfolgt entweder durch direkte Verlinkung mit dem Lieferanten oder durch Zwischenschaltung des Marktplatz-Betreibers. In halb offenen E-Procurement-Systemen sind Sie als Kunde in das interne Netz des Lieferanten eingebunden und können Ihre Bestellungen über eine Standard-Browserschnittstelle direkt im System des Lieferanten platzieren. Diese Systeme bieten Ihnen zudem die Möglichkeit, Lagerbestände einzusehen und die Lieferung zu verfolgen. Über eine zusätzliche gesicherte Schnittstelle ist teilweise auch eine Anbindung an Ihr eigenes Warenwirtschaftssystem möglich. Besonders effizient und eng ist ein geschlossenes elektronisches Bestellsystem zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. 

Die Chancen eines geschlossenen E-Procurement-Systems
 

Die höchste Ausprägung des E-Procurement ist ein geschlossenes System. Diese Art, regelmäßige Routinebestellungen vorzunehmen, ist von einer umfangreichen Automatisierung der gesamten Bestell-, Lagerhaltungs- und Buchungsschritte geprägt und daher besonders effizient. Die Automatisierung kann so weit gehen, dass Bestellvorgänge automatisch erfolgen, wenn der Lagerbestand den Meldestand erreicht. Da die Datenübertragung in einem geschlossenen Bestellsystem eine direkte Verbindung der Firmennetze von Kunden und Lieferanten und somit eine entsprechend aufwendige Schnittstellenanpassung erfordert, lohnen sich geschlossene Systeme vorwiegend für einen regelmäßig erheblichen Beschaffungsumfang bei einem Lieferanten. Geschlossene Systeme sind oft in ERP-Systeme eingebunden und über VPN-Netzwerke realisiert. Sie erfüllen daher hohe Standards in Bezug auf die Übertragungs- und Datensicherheit. 

E-Procurement – Ihre Chance, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern
 

Durch Nutzung der vielfältigen Potenziale der Online-Beschaffung sorgen Sie für mehr Flexibilität und Effizienz sowie für eine Kostenoptimierung bei der Beschaffung. Ein erster Einstieg ist die Beschaffung auf den bekannten B2B-Marktplätzen im Internet oder die Online-Bestellung insbesondere von MRO-Gütern in den Onlineshops verschiedener Anbieter. Die nächsten Schritte gehen mit der Implementierung einer komfortablen Beschaffungssoftware oder der Einbindung in ein geschlossenes E-Procurement-System bei Ihren Stammlieferanten einher. Auf diese Weise reduzieren Sie den Zeit- und Kostenaufwand bei der Beschaffung spürbar und erhalten zusätzlich eine verbesserte Transparenz und revisionssichere Bestellprozesse. Während eine Studie der Universität Würzburg im Jahr 2013 noch zu dem Ergebnis kam, dass nur rund 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen das E-Procurement konsequent nutzten, profitierten nach neueren Studien 2015 bereits über 70 Prozent der deutschen Unternehmen davon.

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Diese 4 E-Procurement-Anbieter sollten Sie kennen
 

1. SAP Ariba

Die Ariba-Plattform wurde von SAP im Jahr 2012 aufgekauft. Sie ist offen für alle Systeme und jede Art von Waren und Dienstleistungen. Laut Hersteller erleichtert die Cloud-Lösung die Zusammenarbeit und die Optimierung des gesamten Einkaufsprozesses. Für dieses Ziel kann der Nutzer den Einkaufsprozess verwalten, Aufgaben steuern, Einsparpotenziale einsehen und mehr. Am Ende steht eine stabile Lieferkette.

Zu den Vorteilen gehören laut Unternehmen u. a.:

• direkt ohne Investitionen in die IT-Ressourcen nutzbar
• eng in die SAP-Welt integriert
• übersichtliches User-Interface
• modularer Aufbau und Cloud-Integration
• zusätzliche Funktionen für Compliance-Aufgaben, Angebotsanfragen und Verwaltungen
• zum Ariba-Network gehören 4,1 Millionen Unternehmen aus über 190 Ländern und ein umfangreicher Support

2. Ivalua

Ivalua wurde im Jahr 2000 mit dem Anspruch gegründet, dass Unternehmen „nicht nur ihr Geschäft, sondern auch die Welt verändern können, indem sie ihre Ausgaben und Lieferanten verwalten“. Das Ziel des Unternehmens und seiner Plattform ist seither unverändert. Besonderen Wert legt Ivalua auf eine leichte Integration seiner Plattform ins technische Ökosystem der Einkäufer.

Zu den Vorteilen gehören laut Unternehmen u. a.:
 

• Automatisierung, um Zeit für strategische Aktivitäten zu gewinnen
• Erkenntnisse, die bessere und schnellere Entscheidungen ermöglichen
• Verbindungen, um mit Lieferanten und internen Stakeholdern zusammenzuarbeiten
• alles an einem Ort mit schneller Bereitstellung von Best-in-Class-Funktionen
• unübertroffene Flexibilität

3. Onventis

Onventis sieht sich seit 2000 als „Cloud-Pionier für die digitale Transformation von Einkaufs- und Finanzprozessen“. Mit der Cloud-Software Onventis Buyer erhält der Kunde ein All-in-One-Beschaffungssystem, das Unternehmen bei allen Beschaffungsvorgängen unterstützt, darunter Source-to-Contract und automatisiertes Rechnungsmanagement inklusive Belegabrechnungen.

Zu den Vorteilen gehören laut Unternehmen u. a.:
 

• Optimierung und Automatisierung aller Prozesse von der Beschaffungsquelle bis zur Bezahlung, einschließlich Zusammenarbeit mit Lieferanten im Netzwerk
• ein Netzwerk, das Geschäftsprozesse von Einkäufern und Lieferanten einfach und sicher verbindet
• weltweit über 1.000 Unternehmen mit ca. 450.000 Anwendern im Onventis-Netzwerk
• ein jährliches Beschaffungsvolumen von über 10 Milliarden Euro mit mehr als 50.000 Lieferanten

4. Proactis

Proactis, 1996 gegründet, will mit seiner E-Procurement-Software ebenfalls „den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bestellanforderung und -genehmigung bis hin zur Auftragserstellung und -annahme – über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg in einem System steuern“. Über zwei Millionen Lieferanten nutzen Proactis-Lösungen bereits.

Zu den Vorteilen gehören laut Unternehmen u. a.:
 

• volle Kontrolle über den gesamten operativen Beschaffungsprozess
• benutzerfreundliche Konfiguration, Bestellungen über genehmigte Lieferantenkataloge oder Websites aufzugeben
• schnellere Genehmigungsverfahren, die stets im Einklang mit den Regeln und Richtlinien stehen
• Sicherstellung von Compliance und Kontrolle für alle Beschaffungsaktivitäten
• transparente Arbeitsmethoden und -verfahren
• verbesserte Lieferantenbeziehungen
• Vermeidung unnötiger Anschaffungen und Ausgaben
• Nutzung der ausgehandelten Lieferantenverträge