Mit Guided Buying können sich Einkäufer sicherer fühlen
Unübersichtliche Kataloge, strenge Anforderungen an die Lieferantenauswahl – selbst einfache operative Beschaffungsvorgänge können Zeit kosten, sollen Fehler bei der Bestellung vermieden werden. Hier kommen Guided-Buying-Softwarelösungen ins Spiel: Sie vereinfachen den Einkaufsprozess und automatisieren ihn weitestgehend. Trotz komplexer B2B-Einkaufssysteme in Unternehmen können Mitarbeiter durch solch eine Beschaffungsassistenz ohne vorherige Einführung Bestellungen durchführen.
Guided-Buying-Lösungen punkten durch eine intuitive Benutzeroberfläche, die sich an B2C-Kaufvorgängen orientiert. Sie begleiten die Einkäufer über den gesamten Beschaffungsprozess, bieten Empfehlungen und Vorschläge und weisen auf Einkaufsrichtlinien hin, die das Unternehmen aufgestellt hat. Dank dieser Unterstützung wird es den Einkäufern leichter gemacht, die richtigen Produkte von den richtigen Lieferanten zum besten Preis zu kaufen.
Bestellungen ohne Einbindung des Einkaufs
Solche Procurement-Lösungen können den Einkauf auch entlasten, indem gewisse Bestellungen ohne Einbindung dieser Abteilung getätigt werden. Das sogenannte Maverick-Buying ist ohnehin weit verbreitet: Nach verschiedenen Studien liegt die Maverick-Buying-Quote in Deutschland bei etwa 25 Prozent, demnach wird jeder vierte Einkauf aus den Fachabteilungen heraus getätigt, ohne den Einkauf hinzuzuziehen. Vor allem Materialen des indirekten Einkaufs oder C-Teile von vergleichsweise geringem Wert werden auf diese Weise bestellt.
Die Nachteile des Maverick Buyings – wie mangelnde Transparenz, steigende Prozesskosten und ungeeignete Lieferanten – werden durch Guided Buying minimiert. Mitarbeiter aus den Fachbereichen können Materialien auswählen und eigenhändig bestellen. Die IT-Unterstützung sorgt dafür, dass die vom Einkauf definierten Vorgaben eingehalten und Bestellvorgänge mit allen erforderlichen Daten ordnungsgemäß erfasst werden.
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Weitere Vorteile von Guided-Buying-Lösungen am Beispiel von SAP
Die Implementierung von Guided-Buying-Lösungen bringt für KMU weitere Vorteile mit sich. Bei SAP Ariba Guided Buying, einer der bewährtesten Procurement-Softwares, profitieren Anwender in vielerlei Hinsicht:
- Vorkonfigurierte Ausgabenkategorien für die jeweilige Branche
- Kostenkontrolle und übersichtliche Darstellung der Ausgaben für jeden Mitarbeiter in Echtzeit.
- Bearbeitungszeiten von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen werden verringert, das spart Kosten
- Lieferantenrabatte und Skonti werden besser ausgeschöpft.
- Zugang zum Ariba Network, einem der größten weltweiten Netzwerke von Handelspartnern mit rund 3,7 Millionen Unternehmen.
Wie Chatbots durch den Einkaufsprozess führen können
In Guided-Buying-Lösungen werden in vielen Fällen Bot-Systeme integriert, die als virtuelle Assistenten durch den Einkaufsprozess führen. Dieser bietet bereits Produktbereiche an, sodass der Anwender mit wenigen Klicks zum gewünschten Artikel gelangt. Sollte es sich nicht um ein gängiges und oft bestelltes Produkt handeln, kann der Mitarbeiter den Chatbot durch einen Satz oder ein Wort auf die richtige Fährte bringen.
Benötigt der Mitarbeiter beispielsweise neues Druckerpapier und gibt das Wort in die Maske ein, leitet der Bot durch den weiteren Bestellprozess und fragt nach Format und anderen Eigenschaften. Ist das passende Papier gefunden, wird das vom Bot ausgefüllte Bestellformular an die Einkaufsabteilung oder auch direkt an den Lieferanten weitergeleitet – abhängig von der Höhe des Bestellwerts, der Freigaben benötigt.
Intelligente Chatbots sind heute ansprechbar wie menschliche Mitarbeiter und auf verschiedenen Kanälen erreichbar. Ob PC oder Smartphone, ob Sprachnachricht oder Textmessage – KI-Chatbots können auf jede gewünschte Gegebenheit angepasst und in jede Plattform integriert werden.
